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作業効率アップ! 工事写真整理に使えるエクセルの小ワザ集

工事写真帳の作成にエクセルを使っているという方は多いでしょう。多機能なエクセルには、工事写真帳の作成をラクにする便利な小ワザもたくさんあります。

本記事では、工事写真整理に使えるエクセルの小ワザを紹介します。少しずつ取り入れて、業務効率化を図りましょう。


目次[非表示]

  1. 1.大容量の画像ファイルを圧縮
    1. 1.1.画像挿入時に圧縮
    2. 1.2.ファイル保存時に圧縮
    3. 1.3.画像の解像度をあらかじめ設定しておく
  2. 2.関数を使って日付を自動入力
    1. 2.1.TODAY関数
    2. 2.2.NOW関数
    3. 2.3.EOMONTH関数
    4. 2.4.EDATE関数
  3. 3.作成者情報の削除
  4. 4.写真整理をもっと効率化するなら外部委託!
  5. 5.まとめ


大容量の画像ファイルを圧縮

大容量の画像ファイルはエクセルのファイルが重くなる原因のひとつです。ファイルが重いと操作性が悪くなるため、画像を貼り付ける際はできるだけ画像サイズを圧縮する必要があります。

以下では、エクセル上で画像ファイルを圧縮する方法を紹介します。
なお、本記事で紹介するのはExcel2016を使用した際の流れになります。バージョンによっては操作が異なる場合があります。

画像挿入時に圧縮

  1. 圧縮したい画像を選択します。
  2. 図ツールの【書式】タブを開き、【画像の圧縮】をクリックします。
  3. 【画像の圧縮】のポップアップウィンドウが表示されたら、【解像度】から画像サイズを変更します。

解像度は、印刷用>Webページ画面用>電子メールの順で低くなります。

ファイル保存時に圧縮

  1. F12を押して【名前をつけて保存】を表示させ、右下に表示される【ツール】をクリックします。
  2. プルダウンメニューから【図の圧縮】をクリックして【図のトリミング部分を削除する】にチェックを入れます。
  3. 解像度を選択し【OK】、そのまま保存すれば圧縮完了です。

解像度が大きくなるほどファイルのサイズも大きくなるため注意しましょう。

画像の解像度をあらかじめ設定しておく

  1. 【ファイル】タブを開き【オプション】をクリックします。
  2. 【Excelのオプション】から【詳細設定】をクリックします。
  3. 【イメージのサイズと画像】という部分の【既定の解像度】のプルダウンメニューから適切な数値を選択します。

あらかじめ解像度を設定しておけば画像が自動で圧縮されます。ただし、イメージのサイズと画質はエクセルのファイルごとに設定が必要となります。
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関数を使って日付を自動入力

エクセルは関数を活用できるのが大きなメリットです。以下では、工事写真帳の作成に活用できる関数を4つ紹介します。

関数を使うことで作業時間の短縮につながるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐこともできます。詳しく見ていきましょう。

TODAY関数

PCの時計を利用して日付を自動入力する関数です。該当のセルに以下の関数を入力します。

  • =TODAY()

現在の日付を自動的に表示したいときに使用しましょう。

NOW関数

NOW関数はPCの時計を利用して時刻を自動入力する関数です。上記のTODAY関数は日付だけですが、NOW関数は現在の日付・ファイルを開いたときの時刻が入力されます。

  • =NOW()

NOW関数は時刻まで表示するときに活用しましょう。

EOMONTH関数

指定された月の月末の日付を自動入力する関数です。第2引数(かっこ内の2つめの数値)に0を指定すると、その月の月末を求められます。

たとえば、A2セルに入力した日付の6か月後の月末を求める場合の数式は以下です。

  • =EOMONTH(A2,6)

また、第2引数が正の値なら数か月後、負の値なら数か月前の月末が算出されます。

EDATE関数

指定された月の“〇か月前・後”の日付を自動入力する関数です。第2引数に指定した数値分、後の月の日付を求められます。

たとえば、A2セルに入力した日付の6か月後の日付を求める場合の数式は以下です。

  • =EDATE(A2,6)

EDATE関数も、第2引数その数値が正の値なら数か月後、負の値なら数か月前の月末が算出されます。

正しく日付が表示されない場合は、表示形式を設定しましょう。

  1. 日付を入力したセルを右クリックし、【セルの書式設定】を開きます。
  2. 【分類】から【日付】を選択し、種類を選びます。

日付は和暦・西暦の選択も可能です。

関数を活用して日付を入力することで、勘違いや入力ミスの防止にも効果的です。
ただし、関数を多用するとファイルが重くなるため、注意しましょう。


作成者情報の削除

エクセルには、“作成者”や“最終更新者”の個人情報が記録されます。最後にだれが編集したのかといった情報を共有できるメリットはありますが、個人情報を表示させたくない場合もあるでしょう。

このような場合には、作成者や最終更新者の個人情報を削除することが可能です。

作成者情報はドキュメント検査から削除します。

  1. 【ファイル】タブの【情報】から【ブックの検査】をクリックし、【ドキュメント検査】を選択します。
  2. ポップアップウィンドウが表示されたら、その中の【ドキュメントのプロパティと個人情報】にチェックマークを入れ【検査】をクリックします。
  3. 検査結果が出たら、【すべて削除】を押して削除完了です。

また、あらかじめ作成者情報が残らないように設定することもできます。

  1. 【ファイル】タブの【オプション】から【トラストセンター】をクリックします。
  2. 【Microsoft Excel トラストセンター】の【トラストセンターの設定】をクリックし、トラストセンター設定ページを開きます。
  3. 【プライバシーオプション】から【ドキュメント固有の設定】部分の【ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する】にチェックを入れます。

なおこの作業は、ドキュメント検査で作成者情報を削除してから行います。

また。エクセルでは会社名といった任意の名前を表示することもできます。

  1. 【ファイル】タブの【オプション】から【全般】をクリックします。
  2. 【Microsoft Officeのユーザー設定】部分の【ユーザー名】に任意の名前を入力します。
  3. 右下に表示される【OK】をクリックします。

設定時【Officeへのサインイン状態にかかわらず、常にこれらの設定を使用する】にチェックをいれると、エクセルを使用する際はつねに設定したユーザー名が反映されます。


写真整理をもっと効率化するなら外部委託!

工事を円滑に進めるためにも工事写真の整理はスピーディーに行うことが必要です。今回紹介した方法で効率化は可能ですが、ファイルの軽量化や関数を使った自動化には限界もあります。また、複数の現場を受け持っている場合は写真帳の作成以前にデータの仕分けも負担になります。

「事務所に戻る時間が遅く、毎日残業して写真整理をしている」「単純作業でも枚数が多すぎて時間がかかる」などにお悩みなら、写真整理の外部委託をおすすめします。

写真整理代行サービス『カエレル』では、現場写真の整理はもちろん、実測値データの整理や黒板内容のテキスト化も代行可能。現場経験の豊富なスタッフが不足写真のチェックを行うため、写真の撮り忘れも防止します。煩雑な写真整理はカエレルを活用して、作業の効率化を検討してはいかがでしょうか。


まとめ

エクセルは、画像挿入のほか、トリミングといった軽微な画像加工もできる表計算ソフトです。大変な労力が必要な写真帳の作成も、エクセルの小ワザを活用すれば作業効率がアップします。

しかし、ファイルの軽量化や関数を使った自動化にも限界があります。また、複数の現場を抱えていれば工事写真帳の作成以前に写真データの仕分けも大変な負担です。

工事写真整理にお悩みなら、工事写真整理代行サービスを活用してはいかがでしょうか。土木建設会社の小田島組が運営するカエレルなら、確かな経験で工事写真整理をサポートします。

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